Pendekatan - pendekatan untuk mencapai koordinasi yang Efektif

Komunikasi merupakan kunci utama dalam koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi.semakin banyak hal – hal yang tidak pasti pada koordinasi maka akan semakin banyak pula informasi yang harus kita dapatkan.karena pada dasarnya koordinasi itu sendiri merupakan pemrosessan infornasi yang terorganisasi. Ada tiga macam pendekatan koordinasi yaitu :

            1. Mekanisme Teknik Manajemen Dasar.

                        Rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan

 aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.

                        - Aturan dan prosedur.

             Merupakan keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

- Rencana dan penetapan tujuan.

Untuk pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.hal ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak dapat lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

            2. Meningakatkan koordinasi potensial.

                        Untuk meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan apabila terdapat banyak macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas

dalam ukuran dan fungsi.Hal ini dapat ditingkatkan melalui dua cara, yaitu :

                        

- Sistem informasi vertikal.

                                    Merupakan alat dimana terdapat data yang disalurkan melalui

                          berbagai tingkatan organisasi. Pada hal ini komunikasi dapat terjadi melalui

                          serangkaian perintah yang telah terorganisasi. Sistem informasi ini telah

                          dikembangkan oleh manajemen seperti pada kegiatan pemasaran,

                          keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan

                          informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

- Hubungan-hubungan lateral (harizontal).

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Macam hubungan lateral, seperti:

a). Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.

b). Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi

            panjangnya saluran komunikasi.

c). Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.

d). Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

e). Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.

f). Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

3. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi

     

Dibeberapa situasi kita tidak dapat melakukan penambahan pengordinasian hal ini dikarekan kurang efektif. Penambahan dapat digunakan apabila sebelumnya kita sudah membuat

penyediaan tambahan berbagai sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau

pengelompokkan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

- Penciptaan berbagai sumber daya tambahan.

- Penambahan sumber daya dalam hal ini meliputi

- Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

- Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri 

     

Penciptaan tugas ini sangat di perlukan guna mempermudah pekerjaan selain itu Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

Memelihara Koordinasi Apabila koordinasi sudah berjalan dengan baik kita wajib untuk memeliharanya karena tidak mudah untuk menciptakan kerjasama yang baik antar individu.

Hal – hal yang harus diperhatikan adalah

- Mengadakan pertemuan resmi (unsur atau unit yang harus dikoordinasikan),

- Mengangkat seseorang, tim, panitia (sebagai koordinator).

- Membuat buku pedoman (berisikan penjelasan tugas masing-masing unit),

- Pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya (pemberian bimbingan,

   konsultasi, dan pengarahan)

Struktur Organisasi PT Freeport Indonesia

Pengertian Fungsional dan Divisional

            1.  Struktur Organisasi Fungsional

  Struktur organisasi fungsional terdiri dari Bagian Pemasaran, Bagian Produksi, Bagian   Personalia   dan   Bagian   Pembelanjaan   serta   Bagian   Umum.   Pada   struktur organisasi   fungsional   apabila  ada  seseorang   yang   diserahi  tugas   untuk   mengelola suatu proyek biasanya orang tersebut sudah terlanjur setia pada bagian mana  dia dahulu   bekerja.   Oleh   karena   itu  seyogyanya   offing   tersebut   tidak  memanfaatkan menarik seluruh orang-orang dari bagiannya dahulu, tetapi sebaiknya juga menarik orang-orang pada bagian lain yang mampu sehingga pengalaman dan pengetahuan dapat   dinikmati  bersama.   Struktur  organisasi   fungsional   yang   menangani  proyek- proyek dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

 

Gambar

               Fungsional

            Pada Struktur organisasi fungsional apabila ada seseorang yang diserahi tugas untuk mengelola suatu proyek biasanya orang tersebut sudah terlanjur setia pada bagian mana dahulu dia bekerja. Oleh karena itu seyogyanya offing tersebut tidak memanfaatkan menarik orang-orang dari bagiannya dahulu, tetapi sebaliknya juga menarik orang-orang pada bagian lain yang mampu sehingga pengalaman dan pengetahuan dapat dinikmati bersama.

             2.  Struktur Organisasi Divisional

            Banyak perusahaan besar, dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Bila departementalisasi perusahaan menjadi terlalu komplek dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu membentuk divisi-divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendirinya Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan,dan proses atau peralatan. Lebih jelasnya sebagai berikut:

            Struktur organisasi divisional atas dasar produk. Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi (lihat gambar 6.2). Dalam gambar terlihat bahwa perusahaan diorganisasikan atas dasar produk pada tingkat manajer umum, dan pada tingkat selanjutnya menggunakan pendekatan fungsional.

·                             Divisional

            Departemen yang dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan.Departementalisasi langganan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu Faktor-faktor Perancangan Struktur Organisasi Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut:

1.      Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. strategi menjelaskan bagaimana aliran   wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para pimpinan dan bawahan.

2.      Teknologi yang digunakan. perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan struktur organisasi.

3.      Anggota (pegawai / karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. kemanapun dan cara berfikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.

4.      ukuran organisasi. besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan kerjanya yang sangat mempengaruhi struktur organisasi. semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks dan harus dipilih struktur yang tepat.

                             A.  Unsur-unsur Struktur Organisasi terdiri dari:

1. Spesialisasi kegiatan 

                                    2. Standarisasi kegiatan

                                    3. Koordinasi kegiatan

                                    4. Sentralisasi dan Desentralisasi pembuatan keputusan

                                    5. Ukuran satuan kegiatan

                        B.  Kelompok Kerja Formal:

                                    1. Pembagian kerja

                                    2. Menejer dan bawahan atau rantai perintah 

                                    3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

                                    4. Pengelompokan segmen pekerjaan

                                    5. Tingkat manajemen

                        C.  Organisasi mempunyai tiga tipe utama kelompok-kelompopk kerja formal

                              yaitu:

                                    1. Kesatuan tugas khusus (task forces)

                           2. Panitia:

                                                a. tetap (standing committess) disebut juga panitia structural

                                                b. tidak tetap (ad hoe)

                                    3. Dewan (boards) dan komisi

            tujuan dibentuknya panitia manajemen adalah untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan             informasi, memberi saran manajemen, atau bahkan membuat keputusan sendiri.